ข นตอนการปฏ บ ต งานการประช มคณบด

Transcription

1 ข นตอนการปฏ บ ต คณบด ข นตอนก อนการประช ม หน วยงานเจ าของเร อง (คณะ, ส าน ก, สถาบ น, ว ทยาเขต) เสนอเร องเข าประช มคณบด กองกลางร บเร อง น าเสนอเลขาน การประช มคณบด เลขาน การพ จารณาส งการให น าเร องเสนอประช มคณบด รวมเร องได ร บส งการให น าเสนอประช มจ ดท าวาระการประช ม โดยสร ปสาระส าค ญ/ศ กษาเร องแต ละเร อง พร อมท งระบ ประเด นต องการให พ จารณา หร อให ทราบอย างช ดเจน น าเสนอห วหน าและผ ช วยเลขาน การ พ จารณาตามล าด บ น าวาระการประช มผ ช วยเลขาน การอน ม ต ให จ ดพ มพ และตรวจทานความถ กต อง จ ดท าประกอบวาระการประช ม รวบรวมเอกสารใช เป นข อม ลในการประกอบการพ จารณา โดยท าเป นเอกสารกระดาษ 7 ช ดและกระดาษใบน าวาระ 70 ช ด และสแกนเอกสารกระดาษให เป นเอกสารอ เล กทรอน กส จ ดท าหน งส อเช ญประช ม - การประช มคณบด ประช มประมาณ 2 คร ง/เด อน น าวาระการประช มจ ดท าเป นเอกสารอ เล กทรอน กส เร ยบร อยแล ว ข นระบบการประช มอ เล กทรอน กส (e-meeting.ku.ac.th) และบรรจ วาระการประช มใส แผ นซ ด จ ดส งหน งส อเช ญประช มพร อมเอกสารใบน าวาระและซ ด บรรจ วาระการ ประช มให แก กรรมการ จ ดเตร ยมแฟ มเอกสารทส าหร บประธานและเลขาน การ โดยจ ดเร ยงล าด บเร องตามวาระการประช มพร อมเอกสารต นเร องแนบ ตรวจด ความเร ยบร อยของห องประช ม ท งเคร องปร บอากาศ เส ยง แสง คอมพ วเตอร โน ตบ คอ ปกรณ ประกอบการประช มเคร องด มอาหารว าง

2 ข นตอนก อนการประช ม ข นตอนการปฏ บ ต สภามหาว ทยาล ย เร องจากประช มคณบด พ จารณาให ความเห นชอบ และให น าเสนอสภามหาว ทยาล ยเพ อพ จารณา รวบรวมเร องจาก - ประช มอ.ก.ม. มหาว ทยาล ย - คณะอน กรรมการอ ทธรณ และร องท กข ประจ ามก. เสนอเข าประช มสภามหาว ทยาล ย กองกลางร บเร อง น าเสนอเลขาน การประช มสภามหาว ทยาล ย เลขาน การพ จารณาส งการให น าเร องเสนอประช มสภามหาว ทยาล ย รวมเร องได ร บส งการให น าเสนอประช มจ ดท าวาระการประช ม โดยสร ปสาระส าค ญ/ศ กษาเร องแต ละเร อง พร อมท งระบ ประเด นต องการให พ จารณา หร อให ทราบอย างช ดเจน น าเสนอห วหน าและผ ช วยเลขาน การ พ จารณาตามล าด บ น าวาระการประช มผ ช วยเลขาน การอน ม ต ให จ ดพ มพ และตรวจทานความถ กต องก อนจ ดท าเอกสารวาระ การประช มและน าข นระบบการประช มอ ตโนม ต (e-meeting) จ ดท าประกอบวาระการประช ม รวบรวมเอกสารใช เป นข อม ลในการประกอบการพ จารณา โดยท าเป นเอกสารอ เล กทรอน กส และจ ดท าส าเนาเอกสารประกอบวาระ - ท าหน งส อเช ญประช ม (ประช มเด อนละ 1 คร ง) - ท าหน งส อมอบหมายกรรมการพ จารณาเร องก อนการประช ม - ท าหน งส อเช ญหน วยงานเจ าของเร องเตร ยมช แจงในประช ม น าวาระการประช มจ ดท าเป นเอกสารอ เล กทรอน กส เร ยบร อยแล ว ข นระบบการประช มอ เล กทรอน กส (e-meeting.ku.ac.th) บรรจ วาระการประช มใส แผ นซ ด และจ ดท าผ งน งกรรมการประช ม - ขออน ม ต หล กส ตรใหม - การเป ดโครงการพ เศษ - การจ ดต งหน วยงาน จ ดเตร ยมส งหน งส อเช ญประช มพร อมเอกสารประกอบวาระ ซ ด บรรจ วาระการประช มและผ งน งให แก กรรมการ จ ดเตร ยมแฟ มเอกสารส าค ญและจ าเป นให แก ประธานและ เลขาน การ เพ อใช ประกอบการพ จารณาในประช มเช นกฎระเบ ยบ ข อบ งค บพ.ร.บ. โดยจ ดเร ยงล าด บเร องตามวาระการประช ม พร อมเอกสารต นเร องแนบ ด แลความเร ยบร อยของห องประช มเคร องปร บอากาศ เส ยง แสง คอมพ วเตอร โน ตบ คอ ปกรณ ประกอบการประช มเคร องด ม อาหารว าง จ ดต งป ายช อกรรมการประช ม

3 ข นตอน ข นตอนก อนการประช ม 1 กองกลางร บเร องน าเสนอเลขาน การประช ม คณบด ข นตอนการปฏ บ ต คณบด หน วยงาน นาท หมวดร บ-ส ง ส ดใจ ผจง จ รพร โทร. 4606, เสนอเลขาน การประช มคณบด นาท กองกลาง ผ อ านวยการกองกลาง 3 รวบรวมเร องและจ ดท าวาระการประช ม - ศ กษาเร องและเข ยนสร ปใบน าวาระการประช ม * ข นอย ก บความยาก-ง าย เน อหาสาระและความ สล บซ บซ อนของเร อง 10 นาท /เร อง หร อ 1-2 ช วโมง/เร อง โทร บ ปผา สายชล วรพงษ 4 เสนอห วหน างานประช ม 1-2 ว น ห วหน างานประช ม โทร. 4604, เสนอผ ช วยเลขาน การฯ/ผ อ านวยการกองกลาง 1-2 ว น ผ ช วยเลขาน การฯ ผ อ านวยการกองกลาง โทร จ ดพ มพ แก ไข ใบน าวาระการประช ม 1-2 ช วโมง บ ปผา สายชล 7 เสนอห วหน าตรวจทานความ ถ กต องก อนข นต อไป 8 จ ดท าประกอบวาระการประช ม รวบรวม เอกสารประกอบการพ จารณา ด งน - จ ดท าเอกสารโดยใช กระดาษประกอบด วย ใบน าวาระและประกอบการประช ม (7 ช ด) - จ ดท าเอกสารโดยใช กระดาษเฉพาะใบน าวาระ เพ อเสนอกรรมการ (70 ช ด) - จ ดท าเอกสารอ เล กทรอน กส ม ว ธ การด งน 1. น าต นฉบ บเอกสารมาสแกน ตกแต งให เร ยบร อยแล วแปลงเป นไฟล PDF 2. น าไฟล หน วยงานส งมาในร ปแบบแผ น ด สก เก ต เช น word excel ฯลฯ แปลงเป นไฟล PDF ด ความเร ยบร อยให ตรงก บต นฉบ บจร ง 1 ช วโมง ห วหน า โทร. 4604, ว น บ ปผา สายชล วรพงษ

4 ข นตอน หน วยงานแนบมา เช น หล กส ตร โครงการรายงาน ต าง ๆ 9 น าเอกสารอ เล กทรอน กส ข นระบบการประช ม อ เล กทรอน กส ( 10 บรรจ วาระการประช มพร อมเอกสารประกอบการ ประช มลงในแผ นซ ด - บรรจ วาระการประช มคณบด ประมาณ 68 แผ น 11 จ ดท าหน งส อเช ญประช มคณบด - กรรมการ 39 คน - ผ เข าร วม 29 คน (รวม 68 คน) 12 จ ดส งหน งส อเช ญประช มพร อมเอกสารใบน าวาระ และซ ด บรรจ วาระให แก กรรมการ 13 จ ดเตร ยมแฟ มเอกสารการประช มส าหร บประธาน และเลขาน การ โดยจ ดเร ยงล าด บเร องตามวาระ การประช มพร อมเอกสารต นเร องแนบ 14 - ตรวจด ความเร ยบร อยของห องประช ม เคร องปร บอากาศ เส ยง แสง - จ ดเตร ยมคอมพ วเตอร โน ตบ ค, อ ปกรณ ประกอบการประช ม - ประสานก บสถาบ นอาหาร เร องเคร องด มและ อาหารว าง หน วยงาน 1-2 ช วโมง บ ปผา 30 นาท วรพงษ 1 ช วโมง หมวดพ มพ เกสร โทร ว น หมวดร บ-ส ง ทองส ข, พเยาว โทร. 4606, 4607 สมบ รณ, ธรรมร ตน โทร นาท สายชล 15 นาท บ ปผา,, วรพงษ

5 ข นตอนการปฏ บ ต สภามหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร ข นตอน ข นตอนก อนการประช ม 1 - รวบรวมเร องประช มคณบด พ จารณาให ความ เห นชอบและให น าเสนอสภามหาว ทยาล ยฯ พ จารณา - รวบรวมเร องได ร บส งการให น าเสนอเข าปะ ช มสภามหาว ทยาล ยฯ ผ านการพ จารณาจาก ประช ม อ.ก.ม. มหาว ทยาล ยฯ และ อ.ก.ม. อ ทธรณ และร องท กข ประจ ามหาว ทยาล ยฯ 2 จ ดท าร างวาระการประช มพร อมแนบต นเร องเด ม * ข นอย ก บความยาก-ง าย เน อหาสาระและความ สล บซ บซ อนของเร อง 3 เสนอห วหน า และผ ช วยเลขาน การ ตามล าด บ 4 จ ดท าวาระการประช มผ านการพ จารณาจาก ผ ช วยเลขาน การ/ผ อ านวยการกองกลาง และจ ดท า ประกอบวาระการประช ม เสนอ ห วหน าตรวจทานอ กคร งก อนจ ดท า เอกสารท งหมดเสนอกรรมการประช ม 5 - ท าหน งส อเช ญประช ม - ท าหน งส อมอบหมายกรรมการสภาฯ พ จารณา เร องก อนการประช ม ได แก เร อง การขออน ม ต หล กส ตรใหม การเป ดโครงการพ เศษ และการจ ดต งหน วยงาน 6 การจ ดท าเอกสารการประช มเพ อเตร ยมส ง กรรมการสภาฯ ส าหร บการประช มสภา- มหาว ทยาล ย จ ดท าท งในร ปแบบเด มโดยใช กระดาษ และร ปแบบเอกสารอ เล กทรอน กส โดยว ธ การ ด งน - ท าส าเนาใบน าวาระ และประกอบ วาระการประช ม โดยใช กระดาษจ านวน 37 ช ด - น าเอกสารกระดาษมาสแกน ตกแต งให เร ยบร อย แล วแปลงเป นไฟล PDF - แปลงไฟล จาก word / excel ฯลฯ เป นไฟล PDF 1 ว น 7-14 ว น 10 นาท /เร อง หร อ 1-2 ช วโมง/เร อง หน วยงาน บ ปผา เจ าหน างานการ ประช ม โทร.4604, 4610, ว น ห วหน า โทร. 4604, 4610 ผ ช วยเลขาน การ 1-2 ว น บ ปผา 30 นาท 30 นาท หมวดพ มพ มาล โทร ว น บ ปผา สายชล วรพงษ

6 ข นตอน - น าไฟล แปลงเป น PDF แล วมาจ ดเข าวาระให เร ยบร อยโดยเร ยงเป นวาระๆ 7 น าไฟล PDF จ ดเข าวาระเร ยบร อยแล วข นระบบ การประช มอ เล กทรอน กส (emeeting.ku.ac.th) 8 บรรจ วาระการประช มพร อมเอกสารประกอบ การประช มจ ดท าในร ปเอกสารอ เล กทรอน กส เร ยบร อยแล วลงในแผ นซ ด ประมาณ 60 แผ น 9 จ ดเตร ยมหน งส อเช ญประช มพร อมเอกสาร ระเบ ยบวาระและซ ด บรรจ วาระเพ อส ง ให กรรมการ 10 จ ดเตร ยมระเบ ยบวาระและเอกสารประกอบการ ประช มในร ปของ CD-ROM เพ อส งให ก บรอง อธ การบด คณบด ผ อ านวยการส าน ก/สถาบ น เพ อ ประโยชน ในการต ดตามและประสานงานของส วน ราชการในส งก ด มก จ ดส งหน งส อเช ญประช มพร อมเอกสารใบน า วาระและซ ด บรรจ วาระให แก กรรมการ - จ ดส งระเบ ยบวาระและเอกสารในร ปของ CD-ROM ให ก บรองอธ การบด คณบด ผ อ านวยการส าน ก/สถาบ น 12 จ ดเตร ยมแฟ มเอกสารประกอบการประช มส าหร บ นายกสภามหาว ทยาล ย อธ การบด และเลขาน การ โดยจ ดเร ยงล าด บเร องตามวาระ การประช มพร อมเอกสารต นเร องแนบ 13 - ตรวจด ความเร ยบร อยของห องประช ม เคร องปร บอากาศ แสง เส ยง - จ ดเตร ยมคอมพ วเตอร โน ตบ ค อ ปกรณ การประช ม - จ ดต งป ายช อน งกรรมการ พร อมวาง กล องบรรจ เอกสารระเบ ยบ ข อบ งค บ เพ อใช อ างอ งในการประช ม - ประสานงานก บสถาบ นอาหารเร อง เคร องด ม และอาหารว าง หน วยงาน 1-2 ช วโมง บ ปผา 1 ช วโมง วรพงษ 4 ช วโมง เจ าหน า 4 ช วโมง เจ าหน า 1 ว น 1 ว น หมวดร บ-ส ง เหล ง ทองส ข, พเยาว สมบ รณ, ธรรมร ตน โทร. 4006, ช วโมง สายชล 1 ช วโมง บ ปผา วรพงษ